Politique de confidentialité

Edouard Beauchesne (1985) Inc.
Distribution Ste Foy (1982) Ltée
EB Métal Inc.
(Ci-après collectivement nommé ‘Groupe Beauchesne’)

1. Introduction

Chez Groupe Beauchesne (« Groupe Beauchesne », « nous », « notre »), nous accordons une importance primordiale à la protection des renseignements personnels de nos employés, clients, fournisseurs et partenaires. Conformément aux dispositions de la Loi 25, qui modernise les règles en matière de protection des renseignements personnels au Québec, nous avons mis en place des mesures rigoureuses afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données collectées.

Ces mesures ont été élaborés en conformité avec les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, incluant notamment :

  • La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, ch. 5).
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
  • La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1).
  • Les autres lois provinciales et fédérales applicables en matière de protection de la vie privée

2. Notre Politique

Chez nous, la protection des renseignements personnels est une priorité absolue. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») vise à expliquer de manière claire et transparente nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de destruction des renseignements personnels.

Par cette Politique, nous nous engageons à obtenir votre consentement chaque fois que nécessaire et que les lois applicables l’exigent, à vous permettre d’exercer vos droits concernant vos renseignements personnels et à en protéger la confidentialité.

Le Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (« Responsable PRP »), dont les coordonnées sont fournies à l’article 14, assure la mise en oeuvre de cette Politique et veille à son respect.

3. Personnes visées par la collecte des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses activités, Groupe Beauchesne collecte, utilise et traite des renseignements personnels concernant plusieurs catégories de personnes, notamment :

  • Les employés et candidats à l’embauche.
  • Les clients.
  • Les fournisseurs, sous-traitants et partenaires d’affaires.

Les visiteurs de notre site Web et autres parties prenantes.

Nous tenons à préciser que cette Politique ne couvre pas les pratiques des sites Web tiers vers lesquels notre site pourrait renvoyer.

4. Types de renseignements personnels recueillis et leurs utilisations

Un renseignement personnel est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Nous ne collectons que les renseignements nécessaires, selon les finalités suivantes :

4.1 Dans un contexte d’emploi

Gestion de la relation de travail :

  • Traitement de la paie et administration des avantages sociaux.
  • Évaluation de la performance et du suivi des formations.
  • Respect des obligations légales et réglementaires.

À ces fins, nous recueillons par exemple:

  • Vos coordonnées bancaires dans le cadre du traitement de la paie.
  • Les coordonnées d’urgence de l’un de vos proches en cas d’accident.

Après la fin de votre emploi, nous utilisons certains de vos renseignements pour répondre à nos obligations légales; notamment celles relatives à la fiscalité ou à la Commission des normes de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail.

Recrutement :

  • Présélection et entrevues, plus spécifiquement les renseignements essentiels à l’évaluation de votre candidature, incluant : informations fournies lors de votre candidature, dans votre curriculum vitae ou lors d’entretien de pré-embauche incluant celles liées à l’expérience, l’éducation et la formation.
  • Vérification des antécédents: l’absence de conflits d’intérêts, votre casier judiciaire et les références auprès de vos précédents employeurs

4.2 Dans un contexte commercial

Fourniture de matériaux et de services :

  • Identification et authentification des clients :
    • Informations relatives à l’organisation.
    • Nom, prénom, adresse et numéro de téléphone des personnes contacts.
  • Facturation et service à la clientèle :
    • Informations concernant les besoins en termes de produits et services.
    • Données nécessaires à la facturation et à son suivi.

Conformité légale :

  • Respect des obligations fiscales et réglementaires.
  • Réponse aux demandes légales ou judiciaires.

5. Sources et Méthodes de collecte des renseignements

Groupe Beauchesne collecte des renseignements personnels à partir de plusieurs sources, selon les interactions et relations entretenues avec les différentes parties prenantes.

  • Collecte directe (contrats, formulaires, communication directe, appels, rencontres en personne).
  • Via notre site Web et nos plateformes numériques (formulaires en ligne, cookies, portails clients).
  • Via nos partenaires et associés (fournisseurs, sous-traitants, références clients).
  • Auprès de tiers autorisés (anciens employeurs, agences de crédit).
  • Sources publiques ou tierces (registres publics, agences de vérification).

6. Engagement de l’entreprise

Dans un souci de transparence et de conformité aux exigences légales, Groupe Beauchesne s’engage à :

  • Assurer une gestion responsable et sécurisée des renseignements personnels
  • Informer les individus des raisons et modalités de la collecte de leurs données
  • Mettre en place des mécanismes de gouvernance et de sécurité adaptés
  • Permettre l’exercice des droits des citoyens en matière de protection des données
  • Réagir promptement en cas d’incident impliquant des renseignements personnels

7. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels collectés par Groupe Beauchesne le sont dans le strict respect des principes de nécessité, de légitimité et de transparence.

8. Mesures de sécurité et de gouvernance

Dans notre secteur d’activités, la gestion des renseignements personnels implique des mesures spécifiques adaptées aux exigences du milieu, notamment :

  • L’implantation de politiques de gouvernance.
  • La mise en place de contrôles de sécurité.
  • La formation et la sensibilisation des employés.
  • Des audits réguliers.

9. Protection des renseignements personnels

Conséquemment, nous appliquons des mesures de sécurité adaptées à la nature des renseignements :

  • Mesures techniques : chiffrement des données, authentification à deux facteurs, surveillance des systèmes.
  • Mesures administratives : formations internes, restriction des accès.
  • Mesures physiques : bureaux sécurisés, accès contrôlés.

10. Gestion des incidents de confidentialité

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, Groupe Beauchesne s’engage à :

  • Consigner tout incident dans un registre conformément aux exigences de la Loi 25.
  • Évaluer le risque de préjudice sérieux pouvant découler de l’incident.
  • Aviser la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées lorsque requis.
  • Mettre en place des actions correctives pour atténuer les risques et renforcer les mesures de sécurité.

11. Partage des renseignements personnels

Nous ne partageons vos renseignements qu’avec :

  • Fournisseurs de services : partenaires informatiques, cabinets comptables, services de sécurité.

    Le partage ne se fait que lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de leur contrat de service.

    Dans tous les cas nous mettons en place de contrats écrits assurant que les renseignements transmis demeurent confidentiels, ne sont utilisés que pour l’exécution de leur contrat de service et sont supprimés lorsque qu’ils ne plus requis.

  • Autorités légales : tribunaux, organismes de réglementation si requis.
  • Sociétés affiliées : uniquement dans un cadre conforme à la présente Politique.

12. Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs de la Politique et respecter nos obligations légales. Lorsqu’ils ne sont plus requis, nous les détruisons de manière sécuritaire.

13. Droits des individus

Toute personne concernée peut exercer les droits suivants :

  • Accès et rectification : consulter et corriger ses renseignements.
  • Opposition et retrait du consentement : limiter ou stopper certains traitements.
  • Portabilité des données : demander une copie de ses renseignements.
  • Réclamation : contacter le Responsable PRP en cas d’insatisfaction.

14. Contact

Pour toute question relative à cette Politique, contactez notre Responsable PRP :

Département des Ressources Humaines du Groupe Beauchesne à l’adresse courriel : rh@groupebeauchesne.com

15. Conformité et amélioration continue et Mise à jour de la Politique

Groupe Beauchesne met tout en oeuvre pour assurer une conformité rigoureuse aux obligations de la Loi 25 ainsi qu’aux autres législations applicables en matière de protection de la vie privée.

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique selon l’évolution de nos pratiques et des lois applicables. Toute modification importante sera communiquée sur notre site Web ou par courriel.