Agent administratif / Agente administrative

Le poste

L’agent administratif assure un soutien administratif et opérationnel au quotidien, avec une présence active au comptoir et au téléphone. La personne accueille la clientèle, prépare des commandes et assure le suivi rigoureux des dossiers dans Business Central et Microsoft 365. Le poste exige une bonne capacité d’organisation, de la précision, et un service client professionnel en personne, au téléphone et par courriel. L’Agent administratif va relever directement du directeur des opérations.

Principales tâches

Service client au comptoir

• Accueillir les clients au comptoir, comprendre le besoin et offrir un service rapide, courtois et structuré.
• Diriger, au besoin, le client vers la meilleure ressource disponible.
• Créer et saisir des commandes sur place (produits, quantités, ramassage ou livraison), en validant les informations essentielles.
• Vérifier les prix, taxes, conditions et informations client selon les procédures internes.
• Communiquer avec l’entrepôt et la répartition pour la préparation des commandes, les disponibilités de livraison le cas échéant et les ajustements nécessaires.
• Documenter les particularités au dossier et escalader les situations qui dépassent le cadre établi (prix, politiques, litiges, exceptions).

Administration et soutien aux opérations

• Répondre aux demandes (téléphone, courriels, Teams), trier les priorités, assurer les suivis et les relances.
• Produire, réviser et mettre en forme des documents administratifs (courriels, lettres, formulaires, listes, confirmations, tableaux).
• Effectuer de la saisie, mise à jour et validation de données dans Business Central (ex.: informations clients, commandes, références, notes, codes internes).
• Tenir à jour des outils de suivi (principalement Excel) et signaler les dossiers incomplets, incohérences ou informations manquantes.
• Assurer la gestion documentaire: classement numérique, numérisation, archivage, contrôle de versions, maintien des dossiers organisés.
• Collaborer avec les équipes (service, ventes, entrepôt, comptabilité) pour limiter les erreurs en aval et garder le flux opérationnel efficace.
• Participer à l’amélioration continue: identifier les irritants récurrents, proposer des ajustements simples, documenter des procédures au besoin.
• Collaborer avec le département RH pour diverses tâches selon le besoin (anniversaire employés, évènements corporatifs et soutient administratif).

Conformité, qualité et confidentialité

• Respecter les politiques de l’entreprise (confidentialité, sécurité de l’information, qualité des données, procédures internes).
• Maintenir un niveau de précision élevé, particulièrement pour les commandes, la facturation/encaissement et les informations clients.

Profil recherché :

• Formation en bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Expérience pertinente en soutien administratif, service à la clientèle ou environnement opérationnel : distribution, construction, industriel (un atout).
• Aisance avec un ERP; expérience avec Business Central (atout) ou capacité démontrée à apprendre rapidement.
• Maitrise de la suite Office 365
• Excellent français oral et écrit
• Bilinguisme (français/anglais): (un atout)

• Paie hebdomadaire
• Poste temps Plein
• 4 semaines de vacances (2 semaines en été et 2 en hiver, selon le calendrier de la CCQ)
• 1 semaine de vacances supplémentaires après 3 ans de service continu.
• 5 Journées de congés payés par année.
• Assurances médicales, vie et invalidité (50% payé par l’employeur).
• Accès à l’application de télémédecine Dialogue dès l’embauche.
• Équipe dynamique avec un esprit familial.
• BBQ annuel et plusieurs évènements corporatifs durant l’année.
• Salaire à discuter
• Le poste est à 100% en présentiel